Sinds de opkomst van het internet, en daarmee de sociale media, is onze manier van communiceren drastisch veranderd. Tegenwoordig wordt voorkeur gegeven aan communicatie via digitale media boven telefoon of persoonlijk contact.
Taalbeheersing slecht
Het is niet best gesteld met de beheersing van de schriftelijke taalvaardigheid in Nederland.
De cijfers spreken boekdelen. 1,8 miljoen Nederlanders zijn laaggeletterd en zelfs Universitaire eerstejaarsstudenten maken gemiddeld nog 42 taalfouten in één A4’tje!
Toen we nog veelvuldig naar de telefoon grepen of mensen opzochten, geven we er nu de voorkeur aan om zakelijk via e-mail te c(r)ommuniceren. We feliciteren elkaar niet meer persoonlijk maar via Facebook. We spuiten onze gal via Twitter en bombarderen elkaar met Whatsapp- en andere Sms-berichten.
Kritisch kijkend naar het taalgebruik via e-mail zien we een bevestiging van de slechte taalvaardigheid. Bij het wegvallen van mondelinge communicatie valt dit sneller op. Omdat ik niet zo snel zie gebeuren dat mensen elkaar weer vaker gaan bellen en persoonlijk bezoeken, vanwege corona, volgen hier enkele tips om in ieder geval het zakelijke e-mailverkeer wat te verbeteren. Daarmee geef je dan gelijk ook een beter en mooier ‘visitekaartje’ af.
10 tips voor betere e-mailberichten
- Bijlage(n) eerst
Het overkomt iedereen wel eens dat een bijlage vergeten wordt mee te sturen. Dat zorgt voor verwarring, irritatie en onnodige communicatie. Neem dus eerst de bijlage(n) op en ga daarna pas een bericht schrijven. - WeTransfer
Veel bedrijven kunnen geen bestanden ontvangen die groter zijn dan 5MB. Controleer daarom de omvang van de bijlage en als die groot is, maak dan gebruik van de gratis diensten van WeTransfer. - De onderwerpregel
Een korte omschrijving in de onderwerpregel geeft duidelijkheid. Soms is een bericht niet nodig als je een afspraak wilt bevestigen. Zet in de onderwerp regel: Afspraak vastgezet (datum en tijd). - Denk eerst, schrijf daarna
Vraag je af welke boodschap je wilt overbrengen. Pas de VVV-methode eens toe: Vertel wat je gaat vertellen, Vertel het en Vat kort samen wat je hebt verteld. Op die manier blijft een boodschap ook langer hangen. - Accenten aanbrengen
Maak gebruik van de mogelijkheid om belangrijke informatie van een kleuraccent te voorzien of vet te schrijven. (Geen HOOFDLETTERS want dat is schriftelijk schreeuwen!) Maak er nu ook weer geen regenboog van. Kies de juiste kleur en pas deze consequent toe. Vet schrijven, cursief en onderstrepen is teveel van het goede. - Gebruik de spellings- en grammaticacontrole
Maak altijd gebruik van de spellingscontrole voordat je een bericht verstuurt. Lees het na controle nog een keer na, want soms gebruik je een ander woord dan je bedoelde terwijl dat woord wel bestaat. Spellingscontrole herkent dat (nog) niet. - Wees kort
Schrijven is schrappen. Lees je bericht na en schrap ieder overbodig woord. Hoe korter je bericht, hoe duidelijker de boodschap. Als er een e-maildiscussie ontstaat, haal dan bij beantwoording alle vorige berichten eruit! Dat geeft overzicht en voorkomt onnodige dubbele informatie. Maak zinnen niet te vaak langer dan 17 woorden! - De toon maakt de muziek
Bij spontane verbale communicatie heb je vaak geen tijd om goed over je woordkeuze na te denken. Bij het schrijven heb je dat wel! Dus, maak er gebruik van! - Lettertype
Maak consequent gebruik van hetzelfde lettertype en liefst een gangbaar type. Courier en Times New Roman zijn echt niet meer van deze tijd. - Gebruik een ‘handtekening’
Maak gebruik van een afsluitende handtekening. Het geeft duidelijkheid over afzender, contactgegevens, website en sociale media. Een foto kan helpen om het contact persoonlijker te maken.
