Steeds vaker verschijnen er berichten in de media dat het bedroevend gesteld is met de bedrijfsmatige taalvaardigheid. Een sprekend voorbeeld daarbij is dat sommige bedrijven miljoenen omzet mislopen omdat offertes vaak onduidelijkheid, veel taalfouten en kromme zinnen bevatten. Voor 55 procent van de zakelijke beslissers spelen dergelijke fouten zelfs een grote tot zeer grote rol in de beoordeling van offertes. Een andere doorn in het oog van ondernemers is het taalgebruik in e-mailberichten omdat er bijna geen bericht meer wordt ontvangen waarin geen onduidelijkheden, grammatica-, stijl- en spellingsfouten voor komen. Door bedrijven en overheden geschreven brieven zijn vaak zo geformuleerd dat al bij het lezen van de eerste zin de haren recht overeind gaan staan en soms onnodige scherpe reacties uitlokt.
Het is de toon die de muziek maakt
De taalvaardigheid van de gemiddelde Nederlander ligt op die van een , schrikt u niet, 14 jarige VMBO’er. Men zou op basis hiervan mogen verwachten dat het bedrijfsleven en overheden daarmee rekening zouden houden, maar niets blijkt minder waar te zijn.
Los van het feit dat veel Nederlanders zich ergeren aan taalfouten, lijkt het erop dat ontvangers van berichten vaak onnodig heftig reageren als gevolg van de toonzetting van een bericht. Het plezierige van schrijven is dat men, alvorens een bericht te versturen, eerst eens rustig kan nadenken over de boodschap die men wil versturen en te anticiperen op mogelijke reacties daarop. Nederlanders hebben per definitie een hekel aan woorden als ‘moeten’ en ‘zullen’ en sommigen mensen krijgen al een hoge bloeddruk zodra ze een zinnetje lezen als ‘U dient zich voorafgaande aan de netwerkbijeenkomst schriftelijk aan te melden.’
Oubollig taalgebruik
‘Naar aanleiding van het plezierige onderhoud van uw mevrouw X met onze mijnheer A’ en ‘Hopende en vertrouwende u hiermede een gunstige aanbieding te hebben gedaan verblijven wij …’
We lezen in de 21ste eeuw, maar als wij op het taalgebruik in brieven en offertes moeten afgaan lijkt het erop alsof we ergens in de 19e eeuw leven. Wat een oubollig taalgebruik!
Als ondernemers op dit hopeloos verouderde taalgebruik worden gewezen en aan hen gevraagd wordt waarom ze zo schrijven, dan hoor je meestal dat dit op school zo geleerd is of dat ze het altijd al zo gedaan hebben. ‘Nee, ze hebben er nog nooit klachten over ontvangen.’ Kortom, men zit vast in bepaalde gewoonten en het is niet altijd eenvoudig daarvan los te breken. In de horeca is dat bijvoorbeeld ook duidelijk merkbaar. Als jaar en dag wordt er door het bedienend personeel na het eten gevraagd of het gesmaakt heeft. Zelfs als men het bord bij wijs van spreken heeft schoongelikt! Dit standaardzinnetje wordt er bij de opleidingen nog steeds ingehamerd zonder dat er wordt nagedacht over het doel daarvan. Commerciëler zou zijn om te stellen en te vragen:’Ik zie dat het gesmaakt heeft. Zal ik nog wat meer of bent u toe aan het volgende gerecht?’
APK voor correspondentie
Taal lijkt een van de stiefkindjes van ondernemend Nederland te zijn waaraan onvoldoende aandacht wordt besteed. Of het nu over het taalgebruik in brieven, offertes, e-mail, tweets of websteksten gaat, het wordt tijd dat er af en toe eens een taal-APK wordt gedaan om te controleren of men nog wel goed bezig is. Een TaalAPK kunt u als volgt laten uitvoeren:
– Laat uitgaande berichten eerst eens lezen door een paar 14 jarigen en controleer of zij begrijpen wat er staat. Als zij het niet of niet goed begrijpen wordt het tijd om de tekst aan te passen.
– Vraag aan uw eigen inkoper eens om uw uitgaande offertes te beoordelen en van commentaar te voorzien.
– Laat de teksten van uitgaande berichten regelmatig controleren door een ervaren tekstschrijver. Het kan het verschil maken tussen het omzetten van een offerte in een opdracht of veel werk stoppen in iets dat niets oplevert.
– Leest u de tekst nog eens na van de brief die u schrijft als reactie op een klacht. Komt daaruit naar voren dat u begrip heeft voor de klager? Gebruikt u daarbij jargon? Is het de lezer duidelijk wat u gaat doen om de klacht te verhelpen? Gebruikt u nog even de spellingscontrole alvorens de brief te versturen?
– . Laat die TaalAPK uitvoeren. Het loont de moeite!