Zeven tips voor professionele video-meetings.
Vanwege de Corona-crisis ben ik meer thuis gaan werken en flink aan de slag gegaan met Zoom-meetings. Dat doe ik met klanten, leveranciers, leden van mijn Lionsclub en andere netwerken waarvan ik lid ben en mijn Webinars.
Er vielen mij tijdens de meetings direct al een aantal zaken op die niet erg professioneel overkwamen en een goede communicatie in de weg stonden. Laat ik er een paar noemen en wat je kunt doen om ze te voorkomen:
- Verkeerde stand van de camera
- Onscherp beeld
- Slecht geluid
- Slecht licht
- Onbedoelde achtergrondgeluiden of -beelden
- De kleding van de aanwezigen
- Storende handelingen tijdens de bijeenkomsten
1.1 Verkeerde stand camera
De kop van dit artikel geeft het al aan; de camera staat te laag en kun je alle neusharen van iemand zien. Niet echt aantrekkelijk om te zien en bovendien leidt het teveel af. Zet daarom je tablet, smartphone of laptop zodanig neer dat je hoofd en je ogen in het centrum van het beeld komen. Gebruik desnoods een paar boeken om je tablet of laptop op te zetten of gebruik, zoals ik, een standaard om de juiste hoogte in te stellen voor je mobieltje.
2.1 Onscherp beeld
De camera van je laptop of tablet is zelden geschikt voor scherpe opnames. Een vaag beeld is irritant om naar te kijken en komt niet erg professioneler over. Schaf daarom een goede HD-webcam aan die je aan je laptop kunt bevestigen of die je op een standaard kunt plaatsen. (Houd daarbij wel punt 1.1. in de gaten.) Er is een ruime keuze maar, zoals met alles, kun je niet voor een dubbeltje op de eerste rij zitten. Als je zakelijk veel gebruikt maakt van video-meetings, in een vaste ruimte, ben je meer kwijt dan als je dit als zzp’er doet. Oriënteer je dus even op de markt en kijk naar de reviews, of er automatische scherpstelling aanwezig is en je minimaal 4K kwaliteit krijgt. Dan koop je zeker geen kat in de zak.
3.1 Slecht geluid
Een goed geluid is o.a. afhankelijk van de laptop, tablet of mobiele telefoon die je hebt, maar laten we wel wezen, professionele kwaliteit kan je het zelden noemen. Regelmatig zie ik tijdens video-meetings deelnemers met oortjes in of een koptelefoon met richtmicrofoon. Natuurlijk, als het werkt is er niets aan de hand maar een goed geluid krijg je pas echt als je gebruik maakt van een professionele microfoon die o.a. achtergrondgeluiden en ruis onderdrukt en in richting verstelbaar is. Maak je video’s en wil je voice-overs gebruiken, kijk dan ook even of de te kiezen microfoon daarvoor geschikt is.
4.1 Slecht licht
Het valt mij tijdens meetings op dat je van sommige deelnemers nauwelijks het gezicht kunt zien en dus ook niet hun gezichtsuitdrukkingen. Dat laatste is jammer want je kunt dan niet controleren of ze ‘bij de les zijn’, het eens of oneens met een spreker zijn of als ze iets niet begrijpen. De boosdoener is tegenlicht; het licht dat achter de deelnemende persoon schijnt. De oplossing is simpel. Sluit de gordijnen of zoek een plaats op waar je geen last van tegenlicht hebt of door je gezicht richting de lichtbron te draaien.
Er zijn ook deelnemers die geheel in het donker zijn gehuld en ook dan is het lastig de gezichtsuitdrukkingen te herkennen. Studioverlichting is echt niet nodig, maar zorg wel dat de ruimte waarin je zit voldoende licht heeft. Bovendien, een goede webcam helpt je ook een lichter beeld te krijgen als de omgeving iets te donker of j die het juist iets donkerder maakt als het te licht is.
5.1 Onbedoelde achtergrondgeluid/-beelden
Tijdens een recente video-meeting werd ik afgeleid door een vrouw die op de achtergrond met allerlei handelingen bezig was en voor nogal wat storend geluid zorgde. Blaffende honden, geluid van spelende kinderen of een niet zakelijke achtergrond kunnen allemaal afleiden en dat kun je beter voorkomen. Zoek dus een ruimte op die niet afleidend is qua achtergrond en vraag huisgenoten er even rekening mee te houden dat je aan een Team-, Skype- of Zoom-meeting deelneemt.
Tijdens Webinars en Zoom-meetings maak ik gebruik van een green screen. (Je kunt ook gewoon een groen laken achter je bevestigen. Als het maar beeldvullend is!) Je kunt daarmee een neutrale, egale, rustgevende of thematische achtergrond projecteren. Bij de meeste meeting-software wordt de mogelijkheid geboden een eigen achtergrond te kiezen. Je komt daarmee een stuk professioneler over.
6.1 Uiterlijke verzorging
Sinds de uitbraak van Covid-19 voor een enorme toename in het thuiswerken heeft gezorgd, zie je dat deelnemers aan meetings ook wat minder op hun uiterlijke presentatie letten. Op zich is daar niets op tegen maar pas op dat je kleding niet afleidt. Tijdens zakelijke bijeenkomsten draag ik daarom gewoon mijn zakelijke kleding en beslist geen vrijetijdskleding. Je wordt daardoor serieuzer genomen en het benadrukt het zakelijke aspect van de meeting.
7.1 Storende handelingen
Veel deelnemers maken zich schuldig aan het in beeld brengen van allerlei onwenselijke handelingen zonder zich daarvan bewust te zijn. Tijdens fysieke bijeenkomsten passen zij wel op om niet in hun neus te pullukken, kauwgom te kauwen, nagels te bijten, een glas wijn of pilsje te drinken, iets te eten, onder een vergadertafel te duiken, met iemand in hun omgeving te praten of regelmatig boodschappen op hun mobieltje te bekijken. Maar, tijdens mijn Zoom-meetings zie ik dit allemaal wel gebeuren en wordt het helemaal storend als zij de microfoon open hebben staan en met een ander in hun kamer informatie uit te wisselen die je eigenlijk niet geacht wordt te horen!
Een gewaarschuwd mens telt voor twee. Ik wens iedereen effectieve en professionele video-meetings toe!