Ondernemen heeft alles te maken met het hebben van K4; Kennis, Kunde, Klanten en Kennissen. Kennis neemt een belangrijke plaats in bij K4. Immers, kennis maakt macht en om die reden heb ik dit als eerste genoemd. Maar wat doe je als ondernemer met kennis als je de kunde niet hebt om die kennis op klanten los te laten en kennissen in te zetten om nog meer kennis, kunde en klanten te krijgen?
Leegstroom
Mijn vader heeft 55 jaar voor dezelfde onderneming gewerkt; van loopjongen tot directeur. Uiteraard kreeg hij bij zijn pensionering op 70 jarige leeftijd een fraai afscheid aangeboden. ‘Leuk om te weten’ hoor ik u zeggen, ‘maar wat heeft met het onderwerp te maken?’ Laat ik dat even uitleggen.
Het is een goed gebruik bij ondernemingen en instellingen dat men het afscheid van een medewerker die met pensioen gaat niet onopgemerkt voorbij laat gaan; uitzonderingen daargelaten. Het ene afscheid is wat feestelijker dan het ander, maar bij bijna alle afscheidnemende werknemers wordt één ding vergeten; het tegengaan van de leegstroom van K4. Immers, bij het vertrekken van de werknemer, vertrekt ook in veel gevallen de in veel jaren opgebouwde kennis, kundigheid, klantenkring (vraag maar aan verkopers die een rayon overnemen van een ‘oude rot’) en haar/zijn netwerk; de kennissen!
Een simpel voorbeeld van het gevolg van leegloop van kennis en kunde is bijvoorbeeld het importeren van kennis en kunde uit ons omringende landen omdat technische kennis verloren is gegaan vanwege de pensionering van de LTS en MTS.
Debriefing
Wij vinden het heel normaal om boeken, documenten, films, foto’s, geluidsdragers en voorwerpen te archiveren, maar als het gaat om het archiveren van niet materiële zaken, K4, dan treffen we bij ondernemingen en instellingen doorgaans lege lades, cd’s en/of hard drives aan waar bijzonder nuttige informatie, die in de hoofden van de gepensioneerden zit, ontbreekt.
De oplossing om leegstroom van K4 te voorkomen is simpel; die heet ‘debriefing’.
Het woord is afkomstig uit het militaire jargon. Wat ermee wordt bedoeld is dat, nadat een bepaalde missie is afgerond, de hele gang van zaken nog eens op een rijtje wordt gezet om te bekijken of alles volgens plan verliep of dat er verbeterpunten zijn aangetroffen. Voor bedrijven en instellingen kan debriefing ook van nut zijn om K4 niet verloren te laten gaan zodat de achterblijvende en nieuwe werknemers kunnen leren van voorgangers.
Om die simpele reden zou debriefing tot de vaste procesgang rond de uitstroom van medewerkers van organisaties moeten behoren. Of het nu gaat om debriefing van gepensioneerden of werknemers die om een andere manier de organisatie verlaten.
Zakelijke biografie
Ik ben persoonlijk getuige geweest van een aantal zogenaamde exitgesprekken, maar die waren allemaal slechts van korte duur, vooraf qua gespreksonderwerpen gestructureerd,hoofdzakelijk gericht op het voorkomen van (ongewenst) hoog verloop, waarbij onderwerpen als kennis, kunde, klanten en kennissen niet of nauwelijks aan bod kwamen. Op basis van het voorgaande ben ik tot de conclusie gekomen dat het bewaren van K4-informatie nog te eenzijdig en teveel vanuit het gezichtspunt van de organisatie wordt benaderd en waarin onvoldoende tijd wordt geïnvesteerd om een duidelijk inzicht te krijgen. Men heeft en/of neemt niet de tijd om enkele dagen met een vertrekkende medewerker om tafel te zitten voor een goede debriefing, want zoveel tijd is nodig ; zeker voor de debriefing van een medewerker met een flink aantal dienstjaren.
Debriefing vraagt naast goede interviewtechnieken ook de vaardigheid om in voor iedereen begrijpelijk bewoordingen de ontvangen informatie op een rijtje te zetten, samen te vatten en te laten vastleggen op een handzaam en eenvoudig te raadplegen medium. Soms kan de ontvangen informatie schriftelijk worden vastgelegd, maar in vooral technische beroepen kan het helpen om een aantal aspecten van het werk van de vertrekkende medewerker ook op video vast te leggen die bijvoorbeeld ook via augmented reality kunnen worden weergegeven, zoals dat al gebeurd in de automobielindustrie. In de praktijk komt dit er bijvoorbeeld op neer dat een monteur de iPad op het te repareren gebied richt en over het beeld extra informatie ontvangt hoe welk onderdeel moet worden vervangen.
Investering
Nederland moet het in de toekomst hebben van haar kennis en dus is het belangrijk debriefing toe te passen, want anders zijn wij het wiel elke keer weer opnieuw aan het uitvinden; een wiel waarin steeds minder spaken zitten om het stevig te houden.
Ondernemers zijn vaak ‘penny wise and pound foolish’ omdat zij teveel korte termijndenkers zijn. Zij denken eerst aan de kosten en pas dan aan wat het eventueel oplevert. Debriefing is een investering in concurrentiekracht, innovatie, besparingen op opleidingen, inwerkperiodes etc. Als regel vraagt een grondige debriefing niet meer dan een investering van één of twee maandsalarissen van de vertrekkende medewerker en kan worden afgenomen door een externe professional die daarvoor de nodige K4 in huis heeft.
Dus ….!