Zonder dat wij ons daarvan altijd bewust zijn, vallen wij dagelijks terug op vaste gewoonten. Gewoonten worden vanzelf routines waarvan niemand zich nog afvraagt waarom we de dingen doen zoals we ze doen. Hoe vaak hoort u iemand zeggen: ‘Maar we hebben het altijd al zo gedaan en het is altijd goed gegaan!’
Op zich is er niets mis met routines want dat maakt het leven minder gecompliceerd. Je moet er toch niet aan denken om elk moment van de dag dingen bewust te moeten doen als ademhalen, lopen, fietsen, autorijden of, op zakelijk gebied, formulieren in te vullen, vaste openingszinnen te gebruiken bij telefoneren of standaardzinnen te gebruiken bij offertes, brieven of email. Routines geven een gevoel van zekerheid en als je maar lang genoeg hetzelfde doet en er geen gekke dingen gebeuren, is er ook geen reden om iets anders te doen. Mocht er dan toch eens iets fout gaan dan, valt men ook in een dergelijk geval terug op routinematige bewoordingen als: ‘Maar we hebben het altijd al zo gedaan en ging er nooit wat mis!’
De keerzijde van routines
Mensen die aan een gedragsstoornis lijden als Asperger of een ander vorm van autisme, worden soms onhandelbaar of kunnen in paniek raken als vaste gewoonten worden doorbroken. Zij hebben vaste gewoonten nodig om rust en zekerheid te krijgen en in die zin dienen routines en goed doel. Het bijna dwangmatig terugvallen of vasthouden aan routines wordt op een bijzonder komische manier in beeld gebracht door de auteur Jim Parsons in zijn rol in de tv-serie The Big Bang Theory. Hij vertolkt daarin de rol van Dr. Sheldon Cooper die compleet over de rode gaat als iemand zijn vaste gewoonten doorbreekt.
Er zitten echter ook minder leuke kanten aan het vasthouden aan routines omdat mensen en organisaties daardoor voorspelbaar worden. Neem nu bijvoorbeeld de antwoorden die door politici worden gegeven op gestelde vragen. Veel politici zijn door media-experts geprogrammeerd om routinematige uitspraken te doen. Het gevolg is dat deze politici niet meer serieus worden genomen en er afbreuk wordt gedaan aan hun geloofwaardigheid. In het bedrijfsleven komt men dit fenomeen ook tegen. Bij tegenvallende resultaten wordt er routinematig gesneden in de kosten, worden er mensen ontslagen en gaat men vervolgens weer over tot de orde van de dag; doen wat ze altijd al deden! Werkelozen, die tal van keren worden afgewezen met een routinematige standaard brief, gaan routinematig op dezelfde manier van solliciteren verder in een zich bijna eindeloos herhalende cirkel.
Doe eens iets anders
Tijdens de wedstrijd Nederland – Costa Rica wisselde Van Gaal de keeper en dat was nog nooit eerder gezien tijdens een WK. Een volkomen onverwachte en trend doorbrekende actie.
Door iets volkomen onverwachts te doen of compleet af te wijken van bepaalde routines, kunnen eerder voorspelbare uitkomsten worden beïnvloed. De wisseling van Cillessen voor Krul pakte goed uit ook al is het moeilijk te zeggen of Krul nu een zoveel betere keeper was. Het kan ook zijn dat de onverwachte wisseling de spelers van Costa Rica van hun à propos afhaalde waardoor ze de penalty’s minder geconcentreerd namen.
Wat kunnen ondernemers, zzp´ers, managers en werkelozen, om het even zakelijk te houden, leren van het doorbreken van routines?
Meten is weten
Alvorens enthousiast allerlei acties op te zetten is het goed om u eerst bewust te worden van de in de loop der jaren opgebouwde routines. Stel uzelf eens een paar vragen als:
– welke routines of vaste processen herken ik zelf?
– welke routines vallen uw medewerkers op (vraag er eens naar)?
– welke routines vallen uw klanten op?
– welke routines vallen vrienden, kennissen en netwerkrelaties op?
Er zijn verschillende manieren om aan antwoorden te komen en suggesties te krijgen.
- Maakt u routinematig offertes? Dan kan bv. een Offerte-APK al verhelderend werken.
- Wilt u af van routinematige telefoongesprekken? Probeer dan eens een ander script of laat het juist achterwege.
- In plaats van zelf producten of diensten te ontwikkelen, vraag eens aan uw klanten waaraan ze behoefte hebben.
- Geeft u al jaren op dezelfde manier workshops of trainingen? Denk dan eens na over methodieken die afwijken van de routinematige patronen van de meeste trainingsbureaus.
- Schrijft u al jaren dezelfde soort sollicitatiebrieven? Bedenk eens een manier van solliciteren die anders is. Geen brief of video maar een totaal onverwachte aanpak.
Er is maar één manier om er achter te komen of een afwijkende of onverwachte en routinematige maner van werken werkt en dat is gewoon doen! Ik hoop dat het voorbeeld van Van Gaal een bron van inspiratie mag zijn.