Veel mensen hoor ik regelmatig verzuchten dat er gewoon niet genoeg uren in een dag zijn om een vinkje te kunnen zetten bij de laatste taak van hun ‘to-do-lijstje’.  E-mails nemen virale vormen aan, zeeën met tijd lijken verloren te gaan aan het gebruik van sociale media, mensen vallen onaangekondigd uw kantoor binnen, blijven te lang hangen ondanks alle hints die u geeft om het kort te houden, de telefoon zorgt voor onderbrekingen, post moet behandeld worden, klachten aangehoord en opgelost, tijd wordt verspild in files en met nutteloze of uitlopende vergaderingen, computers werken niet zo snel als u wilt en oh ja, hoe vaak moet u zich niet suf zoeken naar een bepaald document. U hebt het zorgvuldig opgeborgen, maar waar? Enfin, vult u zelf maar verder aan waaraan u uw tijd besteed en als u het niet weet wordt het misschien tijd om het zakelijke ‘huishoudboekje’ eens bij te houden door op te schrijven waar u het allemaal zo druk mee heeft.  Dat kan heel verhelderend werken! Zeker als u achter iedere activiteit een aanduiding zet die aangeeft hoe belangrijk die activiteit achteraf gezien eigenlijk was.  Niet zelden komt men dan tot de conclusie dat het grootste gedeelte van de werkzaamheden eigenlijk een hele lage prioriteit had.

De 26urige dag
In het verleden heb ik geprobeerd een praktische oplossing te bedenken voor iedereen die een paar uur per dag tekort komt. Ook al zeg ik het zelf, de door mij bedachte oplossing was aan de basis briljant. Ik liet namelijk een horloge maken met een 13urige wijzerplaat  waardoor iedere gebruiker twee uur per dag extra te besteden had. Maar helaas, op de een of andere onverklaarbare reden bleek dit niet een echte oplossing te zijn en zocht ik naar een eenvoudiger en effectievere manier om te voorkomen dat er weer eens naar huis moest worden gebeld met de mededeling:’Schat, het wordt wat later!’

In vijf stappen op tijd thuis
Als oplossing, voor iedereen die tijd tekort komt, raad ik aan de volgende vijf vragen op verschillende plaatsen zichtbaar op te hangen, neer te zetten en/of als regelmatige melding in uw smartphone op te nemen. De vijf vragen zijn:

Moet ik dit nu doen?

Ja, het zijn vijf vragen, want u legt gewoon iedere keer dat u het zinnetje uitspreekt de klemtoon op een ander woord.

Vraag 1: Moet ik dit nu doen?
Er lopen veel mensen met een ‘niet-lullen-maar-poetsen-mentaliteit’ rond. Dit zijn de doeners die gelijk aan de slag gaan en zichzelf niet even de tijd gunnen eerst even na te denken alvorens aan een taak te beginnen. Door de klemtoon op het eerste woord te leggen stelt u zichzelf de vraag of de taak waaraan u wilt beginnen echt moet worden gedaan. Zit er dwang achter? Roept iemand dat iets moet? Sommige taken zijn niet waard om gedaan te worden; laat staan goed. Dus, wees kritisch en neem, alvorens ergens aan te beginnen even de tijd om een duidelijk antwoord te krijgen op deze vraag.

Vraag 2: Moet ik dit nu doen?
Vooral managers en eigenaren van bedrijven hebben er een handje van alles zelf te willen doen. Zij redeneren vaak als volgt: ‘Tegen de tijd dat ik aan een andere heb uitgelegd hoe iets gedaan moet worden, heb ik het zelf al even snel gedaan.’ Dit is geen steekhoudende redenering want op die manier houden zij zich met taken bezig die ook door anderen gedaan kunnen worden; taken waarvoor ze niet zijn ingehuurd of waarvoor ze te duur zijn! Delegeren is hier dus het sleutelwoord. Delegeren betekent mensen verantwoordelijkheden geven waardoor ze kunnen groeien en waardevoller worden voor de organisatie. Bovendien, door te delegeren krijgt de manager/eigenaar meer tijd voor andere belangrijke taken.

Vraag 3: Moet ik dit nu doen?
De prioriteitsvraag! Het is hier al eerder gezegd, sommige taken zijn niet waard gedaan te worden; laat staan goed. Het is dus belangrijk uzelf af te vragen welke taken belangrijk zijn en direct gedaan moet worden, welke belangrijke taken over een langere tijd kunnen worden ingepland, welke routineklussen geen uitstel verdragen en welke routineklussen van de lijst kunnen worden geschrapt. Begin aan de belangrijke zaken die geen uitstel verdragen en ga daarna door met de routine taken die direct gedaan moet worden. De belangrijke zaken die uitstel kunnen verdragen kunnen dan worden ingepland op een later tijdstip en vraag u eens af welke routineklussen geschrapt kunnen worden. Dat zijn er vaak meer dan u denkt!

Vraag 4: Moet ik dit nu doen?
Hier gaat het om planning. Velen maken de fout een niet realistische inschatting te maken van de tijd die nodig is een klus goed te doen. Afspraken of vergaderingen lopen vaak uit en als die dan te strak achter elkaar gepland worden, gaan er problemen ontstaan. Neem dus dagelijks even de tijd uw taken te plannen en neem tussen de diverse taken een buffertijd op van 15 tot 20 minuten omdat er altijd wel een activiteit van rechts komt; dan is inherent aan het leven waarin zich nu eenmaal vooraf niet aangekondigde zaken voordoen die uw aandacht vragen.

Nog even een aanvullende tip: De haast van een ander behoeft niet uw haast te zijn en niet assertieve mensen moeten oppassen niet te vaak ‘ja’ tegen een klus te zeggen terwijl ze weten dat daar in hun planning nu geen tijd voor is. Vooral de frequente ‘ja-zeggers’ lopen eerder vroeger dan later het gevaar een burn-out te krijgen. U bent dus gewaarschuwd! Zeg ‘nee’ met uw planning in de hand.

Vraag 5: Moet ik dit nu doen?
Uitstel is een van de meest bekende time management problemen. Vaak worden die veroorzaakt door het uitstellen van rotklussen tot het tijdstip dat de deadline echt niet meer verder kan worden opgeschoven en dan wordt er vaak naar huis gebeld met de bekende mededeling dat het wat later wordt. Begin de dag met een ‘rotklus’ omdat u daarna met veel energie aan de overige taken kunt beginnen. Begin dus niet uzelf, voordat u aan het werk gaat, met een kop koffie te belonen, maar doe dat na de ‘rotklus’. Kijkt u nog even naar de vierde vraag? Doe het nu!

Door elke keer weer de hier genoemde vijf vragen te stellen, op privé of zakelijk vlak, voorkomt u onnodige stress en bent u meester van de u beschikbare tijd in plaats van de slaaf. Aan u de keuze!